Chính sách Bảo mật và Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân
Phiên bản 1.0-draft · Cập nhật: 14/07/2026
TEMPLATE ONLY — Tài liệu này là bản mẫu khởi điểm. Cần luật sư có chứng chỉ hành nghề và chuyên gia bảo vệ dữ liệu tại Việt Nam review trước khi sử dụng, đặc biệt đối với dữ liệu y tế là dữ liệu đặc biệt nhạy cảm theo NĐ 13/2023.
1. Giới thiệu
MedPilot (do Công ty [Tên — cần điền] vận hành) là nền tảng phần mềm quản lý phòng khám SaaS. Chính sách này mô tả cách MedPilot thu thập, xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân của Khách hàng, người dùng cuối và bệnh nhân.
| DPO Email | privacy@medpilot.vn |
| Địa chỉ | [Địa chỉ trụ sở — cần điền], TP. Hồ Chí Minh |
| SLA phản hồi | Tối đa 30 ngày |
Vai trò pháp lý
- Đối với dữ liệu người dùng cuối: MedPilot là Bên Kiểm soát Dữ liệu
- Đối với dữ liệu bệnh nhân: MedPilot là Bên Xử lý Dữ liệu theo ủy quyền của phòng khám
2. Loại Dữ liệu Thu thập
Dữ liệu Định danh
- Họ tên, email, số điện thoại, CCCD
- Chức danh, số chứng chỉ hành nghề
- Ảnh đại diện (tùy chọn)
Dữ liệu Y tế — Đặc biệt Nhạy cảm (per NĐ 13/2023)
- Định danh bệnh nhân (họ tên, ngày sinh, CCCD, số BHYT)
- Tiền sử bệnh, dị ứng thuốc, tiền sử gia đình
- Chẩn đoán ICD-10/11, mô tả lâm sàng
- Đơn thuốc, chỉ định điều trị
- Kết quả xét nghiệm, hình ảnh y tế (X-quang, CT, MRI)
- Hồ sơ nha khoa, bệnh án điện tử toàn bộ
- Dữ liệu sinh trắc học (nếu phòng khám sử dụng điểm danh)
Dữ liệu Thanh toán
MedPilot KHÔNG lưu số thẻ (PAN). Giao dịch xử lý qua Stripe; chỉ lưu token thanh toán để tự động gia hạn.
Dữ liệu Sử dụng & Kỹ thuật
Địa chỉ IP, loại trình duyệt, audit log thao tác, lỗi ứng dụng — thu thập tự động phục vụ bảo mật và cải thiện dịch vụ.
3. Mục đích Xử lý
| Cung cấp Dịch vụ | Quản lý hồ sơ bệnh nhân, lịch hẹn, bệnh án, kê đơn, thanh toán |
| Kết nối BHYT | Gửi hồ sơ giám định đến BHXH VN — bắt buộc theo Luật BHYT |
| Đơn thuốc Quốc gia | Đồng bộ đơn thuốc đến donthuocquocgia.vn — TT 04/2022 |
| HĐĐT | Phát hành và khai báo với cơ quan thuế — NĐ 123/2020 |
| Bảo mật | Xác thực, phát hiện bất thường, audit log bất biến |
| Analytics | Phân tích ẩn danh tổng hợp để cải thiện UI/UX (không nhận dạng cá nhân) |
| Marketing | Chỉ khi có sự đồng ý riêng biệt, có thể hủy bất kỳ lúc nào |
4. Cơ sở Pháp lý (per NĐ 13/2023)
| Tài khoản người dùng | Thực hiện hợp đồng dịch vụ (Điều 17) |
| Dữ liệu bệnh nhân — khám chữa bệnh | Đồng ý bệnh nhân (Điều 11) + Nghĩa vụ pháp lý (Điều 17) |
| BHYT, Đơn thuốc QG, HĐĐT | Nghĩa vụ pháp lý bắt buộc (Điều 17) |
| Audit log, bảo mật | Lợi ích chính đáng (Điều 17) |
| Analytics ẩn danh | Lợi ích chính đáng — dữ liệu tổng hợp không nhận dạng được |
| Marketing | Đồng ý rõ ràng, có thể rút lại (Điều 11) |
5. Chia sẻ với Bên Thứ ba
Cơ quan Nhà nước (bắt buộc)
| BHXH Việt Nam | Hồ sơ giám định BHYT — per Luật BHYT |
| Cục QLKCB — Bộ Y tế | Đơn thuốc điện tử — per TT 04/2022 |
| Cơ quan Thuế | Dữ liệu HĐĐT — per NĐ 123/2020 |
Sub-processors (ký DPA riêng)
| AWS (Singapore) | Hosting, lưu trữ đám mây |
| Stripe (US) | Xử lý thanh toán — DPA riêng |
| SendGrid (US) | Gửi email giao dịch |
| VNPT-IT / Viettel (VN) | HĐĐT, Chữ ký số CA |
| AI providers (US) | Tính năng AI lâm sàng — chỉ khi được bật, dữ liệu ẩn danh |
6. Chuyển Dữ liệu ra Nước ngoài
Dữ liệu được lưu chủ yếu tại Singapore (AWS ap-southeast-1). Chuyển sang Hoa Kỳ (Stripe, SendGrid, AI providers) được bảo vệ bởi DPA + Standard Contractual Clauses.
AI providers — lưu ý đặc biệt
Trước khi gửi dữ liệu lâm sàng đến AI providers, MedPilot ẩn danh: tên bệnh nhân, số BHYT, số CCCD. Dữ liệu tối thiểu, có ký DPA ngăn nhà cung cấp dùng để huấn luyện model.
7. Thời gian Lưu trữ
| Bệnh án điện tử (người lớn) | 10 năm — Luật KCB 2023 Điều 45; TT 46/2018 |
| Bệnh án điện tử (trẻ em) | Đến đủ 18 tuổi + 15 năm |
| Đơn thuốc kê | 3 năm — TT 04/2022/TT-BYT |
| Hình ảnh y tế | 10 năm — TT 46/2018/TT-BYT |
| Hóa đơn, chứng từ | 5 năm — Luật Kế toán 2015 |
| Audit log | 3 năm — tuân thủ nội bộ |
| Dữ liệu phòng khám đã đóng | 30 ngày grace period → xóa (ngoại trừ dữ liệu bắt buộc trên) |
8. Quyền của Chủ thể Dữ liệu (NĐ 13/2023 Điều 9)
| Quyền được biết | Thông báo về việc xử lý dữ liệu |
| Quyền đồng ý / rút đồng ý | Với xử lý dựa trên sự đồng ý |
| Quyền truy cập | Xem bản sao dữ liệu cá nhân |
| Quyền chỉnh sửa | Sửa thông tin không chính xác |
| Quyền xóa | Xóa dữ liệu (trừ bắt buộc theo pháp luật) |
| Quyền hạn chế xử lý | Tạm dừng trong khi xem xét khiếu nại |
| Quyền phản đối | Phản đối xử lý dựa trên lợi ích chính đáng |
| Quyền di chuyển dữ liệu | Nhận dữ liệu ở định dạng máy đọc được |
| Quyền bồi thường | Bồi thường thiệt hại do xử lý sai pháp luật |
| Quyền khiếu nại | Khiếu nại đến Cục An toàn thông tin (ais.gov.vn) |
Thực hiện quyền: gửi email đến privacy@medpilot.vn với tiêu đề "YÊU CẦU QUYỀN DỮ LIỆU". Phản hồi trong 30 ngày.
9. Bảo mật Kỹ thuật và Tổ chức
| Mã hóa lưu trữ | AES-256 (PostgreSQL + MinIO) |
| Mã hóa truyền dẫn | TLS 1.2+ bắt buộc mọi kết nối |
| Mật khẩu | Argon2id (memory-hard, không giải mã ngược được) |
| Multi-tenant | Row-Level Security cấp DB — không thể xem dữ liệu phòng khám khác |
| Audit log | Hash-chain bất biến — trigger DB ngăn chỉnh sửa |
| Sao lưu | Hàng ngày (30 ngày) + hàng tuần (3 tháng) · DR drill 2 lần/năm |
| Pentest | Bên thứ ba độc lập, hàng năm |
| Nhân viên | Ký NDA, đào tạo bảo mật bắt buộc 1 lần/năm |
10. Sự cố Dữ liệu — Thông báo Vi phạm
| Phát hiện nội bộ | Khoanh vùng, ghi nhật ký, điều tra ngay |
| Thông báo Bộ Công An | Trong 72 giờ — per NĐ 13/2023 Điều 20 |
| Thông báo Khách hàng | Trong 72 giờ qua email — mô tả sự cố, dữ liệu ảnh hưởng, biện pháp thực hiện |
| Công bố công khai | Nếu >1.000 chủ thể bị ảnh hưởng hoặc dữ liệu đặc biệt nhạy cảm |
| Báo cáo sau sự cố | Trong 30 ngày — phân tích nguyên nhân và cải tiến |
12. Liên hệ DPO
| DPO | [Tên — cần điền] |
| privacy@medpilot.vn | |
| Địa chỉ | [Địa chỉ — cần điền], TP. Hồ Chí Minh |
| Giờ làm việc | T2–T6, 09:00–17:00 ICT |
| SLA phản hồi | 30 ngày |
Khiếu nại đến cơ quan giám sát: Cục An toàn thông tin (ais.gov.vn, 1800 1552) hoặc Bộ Công An (anm.gov.vn).
13. Dữ liệu Trẻ em
MedPilot không trực tiếp cung cấp dịch vụ cho trẻ em dưới 13 tuổi. Dữ liệu y tế bệnh nhân nhi thu thập thông qua phòng khám với sự đồng ý của cha/mẹ/người giám hộ hợp pháp. Thời hạn lưu trữ: đến khi trẻ đủ 18 tuổi + 15 năm.
14. Cập nhật Chính sách
Thay đổi quan trọng: thông báo qua email ít nhất 30 ngày trước và hiển thị banner trong ứng dụng. Lịch sử phiên bản: medpilot.vn/privacy/history.